I sistemi di gestione documentale, o document management system (DMS), sono delle piattaforme software che permettono di organizzare l'archiviazione e la gestione dei documenti o di altri contenuti aziendali.

La gestione documentale (effettuata con sistemi informatici) e la digitalizzazione potrebbero portare guadagni stimati tra il 3% e il 5% del PIL,con un impatto complessivo sul Sistema-Italia stimabile tra 42 e 70 miliardi di Euro. Si calcola che in Italia sono circa 600 miliardi i fogli e 45 miliardi i “documenti di business” che potrebbero essere dematerializzati grazie all'utilizzo di software per la gestione documentale.

Fonte: Osservatorio sul documento digitale - Infocamere

Un software di gestione documentale può realmente aumentare l’efficienza ed abbassare i costi delle organizzazioni purché offra una GESTIONE DOCUMENTALE A 360° includendo funzionalità di archiviazione digitale, document management, workflow & business process management e conservazione sostitutiva a norma di legge.

La piattaforma di gestione documentale sviluppata da Edok è HyperDok, il software client/server che permette di gestire tutta la documentazione e le informazioni aziendali, nonchè i processi ad essi associati.

LA PIATTAFORMA EDOK PER LA GESTIONE DOCUMENTALE: HYPERDOK

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HyperDok permette di gestire tutti i documenti e le informazioni indipendentemente dal formato e dall'origine. Un’unica suite su misura, integrata con i sistemi informativi, contiene tutti gli strumenti necessari per una organizzazione ottimale delle informazioni ed una corretta gestione dei processi documentali.

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I VANTAGGI DELLA GESTIONE DOCUMENTALE CON HYPERDOK

L'introduzione in un'organizzazione della piattaforma per la gestione documentale HyperDok permette agli utenti di avere i documenti e le informazioni sempre disponibili per la ricerca, consultazione e trasmissione in tempi brevissimi. Tutti i documenti e le informazioni in essi contenute vengono gestite in modo semplice e preciso. I documenti sono reperibili in tempo immediato per lo smistamento agli uffici, ai clienti, ai fornitori, etc.

I processi di workflow definiti nel software di gestione documentale sono intuitivi e user friendly con la conseguenza che anche all'utente meno esperto risulta naturale inserire un documento all'interno di un percorso predefinito con delle regole preimpostate. I gruppi e gli utenti dell'organizzazione utilizzando il software di gestione documentale per svolgere in modo collaborativo le loro funzioni.

Le soluzioni di gestione documentale sviluppate da Edok consentono di gestire qualsiasi tipologia di documento, indipendentemente dalla fonte che lo genera, mettendo a disposizione su misura delle organizzazioni molteplici funzionalità:

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HyperDok sostituisce l'archiviazione in cartelle condivise di windows e gli archivi cartacei delle organizzazioni. Grazie alle soluzioni Edok le Aziende e le PA possono passare da una gestione documentale di tipo tradizione ad una vera e propria gestione elettronica documentale su misura migliorando l'organizzazione, ottimizzando le risorse e ottenendo comprovati vantaggi in termini di risparmio di tempo, riduzione dei costi ed aumento dell'efficienza.

La gestione documentale su misura: gli ambiti applicativi
Una Gestione documentale a 360 gradi

GESTIONE DOCUMENTALE: LE SOLUZIONI EDOK

Le soluzioni e i servizi di gestione documentale Edok possono essere implementati e utilizzati in vari modi:

ON PREMISES

Piattaforma HyperDok installata su infrastruttura hardware/software del cliente

IN CLOUD

Piattaforma HyperDok installata presso server farm Edok

Servizi IN OUTSOURCING

Conservazione a norma di legge, Fatturazione elettronicaIndicizzazione e digitalizzazione archivi cartacei, Spedizione multicanale, Gestione formato Peppol, Stoccaggio archivi e macero industriale, etc.

 


GESTIONE DOCUMENTALE: PERCHE'?

Al giorno d’oggi il patrimonio delle organizzazioni è costituito sempre più da documenti e informazioni. I documenti sono il mezzo principale per memorizzare, distribuire e condividere la conoscenza e contengono le informazioni in base alle quali quotidianamente vengono prese decisioni, pianificate strategie e sono definiti i processi.

Tutti i processi che fanno muovere aziende private e Pubbliche Amministrazioni sono quindi strettamente legati a documenti che per loro natura possono essere di due tipologie:

  • analogici - carta
  • digitali - file

Spesso le informazioni riguardanti un “affare” sono in parte contenute in documenti cartacei e in parte in documenti digitali.

La gestione documentale è il sistema grazie al quale è possibile creare un processo documentale aziendale condiviso, in grado di archiviare e rintracciare in tempo reale file, informazioni e documenti in formato digitale. La gestione documentale tradizionale sta subendo un’evoluzione sempre più rapida verso la sostituzione del documento cartaceo con quello digitale, sulla spinta di una serie di fattori di tipo:

  • Tecnologico (aumento del volume dei documenti digitali resi disponibili all’interno delle imprese e delle organizzazioni);
  • Business (spinta verso la riduzione dei costi e l’ottimizzazione dei processi);
  • Legislativo (disciplina giuridica delle modalità e degli ambiti di sviluppo del documento digitale).
In che direzione ci stiamo muovendo?